Ieder werkend mens loopt er wel eens tegenaan; de uitdaging om alle to do’s af te krijgen binnen een werkdag. Het is een constante strijd tussen efficiënt werken en deadlines. Iets waar wij ook regelmatig tegenaan liepen.

Vroeg iemand hoe het ging met ons bedrijf? Dan omschreven we dit vaak als druk en chaotisch. Er was veel werk te doen en daardoor was er bijna nooit tijd om nu eens te kijken hoe we dit efficiënter konden organiseren. Met als resultaat dat we dus gewoon elke dag zonder focus en structuur knetterhard werkten. Killing voor de productiviteit!

Structuur in de chaos

Na een aantal van dit soort weken kwamen we tot de conclusie dat het anders moest. Gelukkig ondernamen we de onderstaande stappen, zodat we structuur in de chaos kregen. We voelen ons nu veel efficiënter en scherper; we krijgen immers veel meer gedaan in een werkdag. Hoe? Dat lees je via de stappen hieronder.

1. Gebruik een online projectmanagement tool

Er schiet de hele dag van alles door ons hoofd; van projecten tot klanten. Het helpt enorm om deze gedachten op één plek te verzamelen, zodat je niks vergeet. Er bestaan talloze handige apps en systemen zoals Asana of KanbanFlow die je daarmee helpen. Wij gebruiken samen de (gratis) KanbanFlow en dit systeem ondersteunt ons enorm in het maken van to do lijsten, weekplanningen en het bepalen van prioriteiten.

2. Automatiseer social media, blogs en nieuwsbrieven

Wij zijn fan van het automatiseren van processen, want dit bespaart gewoon enorm veel tijd. Je leest vaak over de automatisering van boekhouding en facturen, maar wij besparen nog altijd de meeste tijd met het automatiseren van social media, blogs en nieuwsbrieven. Voor Instagram werken wij bijvoorbeeld met Planoly. Blogs zetten we klaar in het website systeem en nieuwsbrieven versturen we geautomatiseerd via Mailchimp. Zijn er handelingen die je wekelijks meerdere malen doet? Onderzoek hoe je het kan automatiseren.

3. Pak je Parker pennen maar uit de la: werk met een handgeschreven dagplanning

Online automatiseren is natuurlijk super handig. Maar de succesplanners, notitieboeken en productiviteit werkboeken zijn tegenwoordig toch ook weer erg populair. Waarom? Handgeschreven to do lijsten werken nu eenmaal het beste. Dus pak je Parker pennen maar weer uit de la!

Wij maken zelf ook elke ochtend een planning voor de dag. Dit bespaart ons de rest van de dag tijd in het nadenken wat we nu het beste kunnen gaan doen; de dag is immers al volgepland! In een dagplanning schrijven we van uur tot uur op wat we die dag gaan doen. Van afspraken tot to do’s: alles staat op 1 A4. Zo krijg je namelijk de meest realistische blik op wat je die dag wel/niet kan doen.

(En extra handig: dit is iets waar je direct mee kan beginnen! Ben je nog op zoek naar nieuwe pennen & notitieboekjes? Check dan een van onze favoriete adresjes!)

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.